Avez-vous fourni une automobile à vos employés en 2012 ?

Liliane Fortier – Les Affaires www.lesaffaires.com

Si vous avez fourni une automobile à vos employés cette année, vous devrez inclure un avantage imposable sur leur T4 et Relevé 1. Et ce, même si le véhicule est utilisé exclusivement pour fins d’affaires, d’autant qu’habituellement, l’utilisation de l’automobile entre la résidence de l’employé et la place d’affaires de l’employeur est considérée personnelle.

Pour ce faire, vous devez calculer un avantage pour le droit d’usage de l’automobile et un deuxième pour les frais de fonctionnement.

La première chose qu’il faut déterminer serait de savoir si le véhicule fourni respecte la définition d’une automobile. Une automobile est un véhicule à moteur aménagé pour transporter des particuliers (minimum de trois places et maximum de neuf).

Avantage pour droit d’usage :

En ce qui concerne le calcul de l’avantage pour droit d’usage, on distingue deux situations : l’automobile est la propriété de l’employeur ou elle est louée.

Lorsque l’automobile est acquise, l’avantage se calcule comme suit :

Coût de l’automobile (incluant la TPS et TVQ) x 2 % x nombre de jours de disponibilité / 30 jours

S’il la loue, le calcul est:

Coût de location (excluant les frais d’assurance) x 2/3 x nombre de jour de disponibilité / 30 jours

L’avantage pour droit d’usage peut être réduit si l’employé utilise l’automobile principalement (plus de 50 %) à des fins d’affaires et s’il fait moins de 1 667 KM par mois, soit 20 000 KM par année à des fins  personnelles.

Si ces 2 conditions sont respectées, l’avantage sera calculé comme suit :

L’avantage pour droit d’usage (tel que calculé précédemment) x (KM usage personnel / (1 667 KM x nombre de mois où l’automobile est disponible))

Avantage pour frais de fonctionnement :

L’avantage pour frais de fonctionnement correspond au nombre de kilomètres effectués à des fins personnelles multiplié par 0,26 $ durant l’année civil.  Votre employé devra vous remettre cette information rapidement.

Une méthode facultative peut être utilisée si l’employé effectue plus de 50 % des kilomètres pour des fins d’affaires et s’il avise son employeur avant la fin de l’année.  Cette méthode facultative permet de prendre 50 % de l’avantage pour droit d’usage comme avantage pour frais de fonctionnement.

Registre automobile

L’employeur doit maintenir des registres adéquats lui permettant de faire le calcul de l’avantage imposable.  Au Québec, l’employé doit fournir un registre contenant le nombre de jours où l’automobile était à sa disposition, le nombre de kilomètres parcourus quotidiennement à des fins personnelles et ceux faits à des fins d’affaires

Faites vos calculs :

Une automobile est acquise au coût de 35 000 $ (taxes incluses) et est mise à la disposition de l’employé toute l’année. L’employé fait 35 000 KM par année dont 20 000 KM pour fins d’affaires.

L’avantage pour droit d’usage sera calculé comme suit :

(35 000 $ x 2 % x 365/30) x (15 000 KM /(1 667 x 12) = 6 300 $

L’avantage pour frais de fonctionnement se calcule comme suit :

15 000 x 0,26 $ = 3 900 $, ou

6 386 $ x 50 % = 3 150 $

TPS et TVQ

Les employeurs inscrits aux fichiers de la TPS et de la TVQ doivent payer les taxes sur ces avantages imposables pour la période de déclaration des taxes incluant le 28 février, soit la date limite pour produire les T4 et Relevé 1.

Les montants de TPS et de TVQ que l’employeur doit verser à titre d’avantage imposable relativement au droit d’usage d’une automobile correspondent aux 4/104 pour la TPS et aux 9,5/109,5 pour la TVQ. Si l’avantage imposable est lié au fonctionnement d’une automobile, la TPS et la TVQ que l’employeur doit verser correspondent à 3 % pour la TPS et à 6 % pour la TVQ. Si la méthode facultative est utilisée pour les frais de fonctionnement, il faut utiliser les mêmes facteurs de calcul que le droit d’usage.

Si vous êtes considéré comme une grande entreprise, vous n’avez pas à remettre la TVQ.

Liliane Fortier, CPA, CA, LL.M. Fisc. Associée, service de la fiscalité – Demers Beaulne

514 878-0258 – lfortier@demersbeaulne.com

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About the Author: Dejan Ristic

In 2004, I founded Exceleris. In addition to managing all recruitment aspects of Exceleris, I have consulted (as CFO or in similar roles) with a number of technology companies (both publicly traded and venture funded start-ups)....